公文是国家党政机关和社会组织在公务活动中须臾难离的文字材料。政府间信息传递的主要方式是通过公文的传递，各个部门对工作的处理全部是通过公文的形式传达。因此，公文处理是各级机关、单位的工作人员日常公务的重要组成部分，公文流转是整个政务处理中最主要的工作。

传统方式下，各个机构间公文传输主要采用纸质公文的传输，纸质公文的传递具有很大的缺陷性：

• 公文传递速度慢。
• 公文传输监控难
• 公文查询难
• 纸质公文保存难
• 纸质公文保密性差

随着电子政务的推广，越来越多的用户将通过网络方式实现公文的电子化交换。电子政务的推行可以起到积极的作用：加快政务处理速度，对公文进行有效地控制，易于保存，易于查询。但是，目前电子政务的推行却受到一定程度的限制，或者应用中并没有取得很好的效果。这是因为，日常公务中占绝大部分的重要公文具有安全性、有效性、严肃性和不可抵赖性的特殊属性，使得它的电子化过程有着区别于其他数据信息的特殊要求。一般的电子政务系统无法保障这些特殊性要求，因此用户往往采用传统方式处理占大部分的重要公文，而只使用电子政务系统处理内部的、辅助性的公文。

这样的应用模式，基本没有起到应用电子政务应有的积极作用。上述的各种缺陷依然大量存在。随着电子签名法的颁布，电子签名具有了同纸质签名一样的法律效率。利用信息安全技术、计算机处理技术实现的电子印章系统，可完全满足重要公文的特殊性要求，可以有机地和用户的OA系统密切结合起来，实现重要公文的电子化处理。这种技术处理方式不仅可以弥补上诉传统方式存在的缺陷，同时比传统方式安全性更高。

采用电子印章技术电子政务系统，其处理业务的流程如下图所示：

在此系统中，办公人员从公文起草到正式公文的发送、归档都可以实现电子化处理，方便、快捷、安全。

采用传统方式并以电子政务系统方式辅助的处理业务流程如下图所示：

在没有采用电子印章系统的情况下，在拟稿环节可以使用电子政务系统或其他办公系统。在后续的所有环节，都涉及签名或签章，因此只能打印成纸质文件进行处理。可以明显看出，在这种情况下，计算机系统基本无法发挥自己的优势。

实现的功能

欣正电子签章系统基于 PKI技术框架，运用了数字签名技术，同时具有多级别的印章验证、身份验证机制。这些措施保证了公文的真实性、唯一性、不可抵赖性及印章的安全性和权威性。完全区别于仅仅在文档中插入一个印章图片的应用模式。签章系统实施客户端签章、服务器端审核和监控的网络运行模式。不仅做到对印章使用的控制，而且可通过中心服务器做到权限管理、签章日志等，便于异地签章管理。

使用该系统，可实现了下述功能：

• 支持所有文档格式签章；
• 多部门联合签章
• 文档验证
• 打印份数控制
• 印章打印校色
• 文件安全交换
• 签章验证
• 签章记录
• 身份验证
• 操作日志

获得效益

由上面的描述可以看出，电子印章系统是一个重要环节，他使公文从一个普通文件转变为具有法律效力的正式公文。电子印章系统同电子政务系统的结合，满足了用户业务处理各个环节的功能要求。同时比传统方式更安全、更方便、更快捷。可以真正为政府部门节约成本，提高工作效率。